Bestellung Kundenzeitung

Wenn wir eine Bestellung der Kundenzeitung „W€itblick“ erhalten, müssen wir im zweiten Schritt die Daten des Kunden einholen, um die Kundenzeitung zu individualisieren.
<color #FF0000>Wichtig: Die Rechnung wird erst erstellt, wenn wir die Kundenzeitung versenden.</color>

Ablauf:

1. Wir erhalten eine Bestellung
2. Wir erstellen für den Kunden einen Ordner auf dem Server unter Artikel→Maklerzeitung→ Kunden. Der Ordner wird Bezeichnet mit „Nachname, Vorname“
3. Wir recherchieren die notwendigen Daten auf der Homepage bzw. im Impressum der E-MAil
4. Wir füllen soweit es geht, das Kundendaten Anfrageformular aus und senden es dem Kunden
5. Nach erhalt der Kundendaten erstellen wir ein Musterexemplar zur Ansicht
6. Wir senden das Musterexemplar dem Kunden zur Ansicht und Freigabe.
7. Eventuell sind noch Änderungen vorzunehmen, dann widerholen wir Schritt 4. und 5., bis der Kunde zufrieden ist
8. Die Endgültig individualisierten Elemente werden im Kunden Ordner unter „Individualisierung“ abgespeichert.
9. Der Kunde wird in die Bestellerliste im Ordner Kundenzeitung
10. Die Kundenzeitung wird zum Auslieferungstermin entweder April oder Oktober versendet
11. Nach Versand erhält der Kunde die Rechnung

Erstellen Sie einen Ordner mit der Bezeichnung „Nachname, Vorname“ des Kunden im Ordner Kundenzeitung auf dem Server.
Server:\Artikel\2016\SCHALLÖHR VERLAG\Maklerzeitung\Kunden

Sie können den Ordner „Mustermann, Max“ kopieren und umbennen.

Bitte kontrollieren Sie, dass folgende Unterordner angelegt sind:

1. Individualisierung: Hier werden nur die Elemente gespeichert, welche zum automatischen erstellen der individualisierten Kundenzeitung benötigt werden
2. E-Mail Verkehr: Bitte speichern Sie hier eine Kopie aller E-Mails mit dem Kunden (Kundendaten E-Mail, Freigabe,…)
3. Grafiken: Speichern Sie in diesem Ordner das Foto, Logo und die Unterschrift
4. Freigabe Datei: Hier wird das freigegebene Muster gespeichert
5. Ausgaben: In diesem Ordner speichern wir die übermittelten Ausgaben der Kundenzeitung

Bitte recherchieren Sie zunächst die für das Impressum benötigten Daten auf der Homepage oder in der E-Mail Signatur des Kunden.
Füllen Sie das Anfrageformular soweit wie möglich aus.

Beispiel Anfrageformular:
<color #279e27>[Sie finden eine E-Mail Vorlage auf dem Server im Ordner Artikel → Kundenzeitung → Kunden → Mustermann, Max → E-Mail Verkehr]</color>
………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Sehr geehrter Herr Mlynski,

wir danken Ihnen für die Bestellung von „W€ITBLICK“, dem neuen Kundenmagazin von Maklern und Versicherungsvermittlern.

Damit Sie als Herausgeber im „W€ITBLICK“ für Ihre Kunden bekannt sind, bitten wir Sie, uns zur Personalisierung Ihrer Kundenmagazin folgende Unterlagen zuzusenden:

1. Ihr Firmenlogo
   Wir skalieren Ihr Logo im gleichen Verhältnis je nach Größenverhältnis Ihres Logos auf eine Höhe von 20 mm oder eine Breite von 60 mm.
   Ihr Firmenlogo erscheint auf der ersten Seite sowie im Impressum auf der Rückseite von „W€ITBLICK“.
2. Ihr Porträtfoto
   Ihr Farbfoto erscheint auf der ersten Seite von „W€ITBLICK“.
   Ihr Foto passen wir auf das Format 60 x 45 mm an.
3. Ihre eingescannte Unterschrift
   Diese wird am Ende Ihres Vorworts an Ihre Kunden (Editorial) über Ihrem Namen eingepasst.
4. Wenn Sie wünschen, können Sie auch ein eigenes Editorial formulieren.
5. Ihre Kontaktdaten und Kundeninformationen gemäß § 11 der Versicherungsvermittlungsverordnung

Wir haben uns erlaubt, die Informationen von Ihrer Homepage zu übernehmen. Bitte überprüfen Sie die folgenden Angaben:

Nach Erhalt Ihrer Daten, erstellen wir Ihnen ein Muster zur Freigabe.

Ihre Kundenmagazin erhalten Sie auch in gedruckter Form. Bitte geben Sie uns Ihre gewünschte Stückzahl an.

Preise für die Print-Ausgabe
Sie erhalten Ihr individualisiertes Kundenmagazin „W€ITBLICK“ gedruckt 4 Seiten, 4-farbig, DIN A4.

Wir bitten Sie, uns sobald wie möglich Ihr Logo, Ihre eingescannte Unterschrift zuzusenden und Ihre Kontaktdaten zu bestätigen bzw. zu berichtigen. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Wenn Sie alle Kundendaten und Bilder erhalten haben, können Sie beginnen, die Kundenzeitung zu individualisieren.

Bitte nutzen Sie die Designvorlagen auf dem Server unter Artikel → Kundenzeitung → Kunden → !Mustermann, Max → Individualisierung
In diesen Designvorlagen werden die Kundenindividuellen Bausteine aufgebaut.

Nähere Informationen, wie Sie diese Bausteine erstellen, finden Sie unter Individualisierung der Kundenzeitung.

Um die Kundenzeitung später schneller erstellen zu können, werden alle Daten Zusammengeführt ähnlich einer Serienbrieferstellung in Word. Hierzu benötigen wir die Kundendaten in einer Excel Tabelle.

Geben Sie bitte die Kundendaten in die Excel Tabelle unter Artikel → Kundenzeitung → Kunden → Kundenliste.xlsx ein.

Benötigt werden folgende Angaben:

Um ein Musterexemplar oder alle Ausgaben der Kundenzeitung zu erzeugen, müssen Sie die Excel Daten in InDesign einladen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungen in Excel gespeichert haben
2. Speichern Sie anschließend die Excelliste mit „Speichern unter“ als Dateityp „Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt)
   
   
   
3. Schließen Sie die Excelliste. Bestätigen Sie alle Systemanfragen mit „OK“.
4. Öffnen Sie die die gewünschte Ausgabe der Kundenzeitung unter
   Server → Artikel → 2016 → Kundenzeitung → „jeweilige Ausgabe“ → Vorlage Individualisierung → „Weitblick individualisierbar_SA3.indd
   Die Mustervorlage finden Sie in der Ausgabe Oktober 2015
5. Öffnen Sie im Menü oben → Fenster → Hilfsprogramme → Datenzusammenführung, falls es noch nicht geöffnet ist. Steht ein blauer Haken davor, ist das Fenster bereits geöffnet. Mit erneutem anklicken würden Sie das Fenster schließen.
6. Gehen jetzt auf Datenbank aktualisieren, falls Sie nur einen weiteren Kunden hinzugefügt haben. Ansonsten gehen Sie zum nächsten Punkt
   
   
   
   
7. Möchten Sie eine neue Datenbank einladen oder hat die Aktualisierung nicht funktioniert, gehen Sie auf Datenquelle auswählen. Stellen Sie sicher, dass die Spaltenüberschriften zur Ausgangsdatenbank nicht geändert wurden und bestätigen die Systemanfrage mit „OK“. Sehen Sie hierzu die folgenden Bilder:
   
   
   
   
   
   
   
   
8. Wählen Sie Vorschau und überprüfen Sie Ihren Datensatz. Kennen Sie nicht mehr die Nummer Ihres Datensatzes, öffnen Sie die Excel Datei Kundenliste. Der Datensatz ist die Zeilennummer minus 1.
   
   
   
   Wird der folgende Fehler angezeigt, überprüfen Sie bitte, ob die Ordnerbezeichnung des Kunden mit „Nachname, Vorname“ korrekt ist, Vor- und Nachname korrekt in der Excelliste eingetragen wurden und ob die Bezeichner der InDesign Templates unverändert sind.
   
   
   
   
9. Nun können Sie die InDesign Datei der Kundenzeitung erstellen. Gehen Sie hierzu auf „Zusammengeführtes Dokument erstellen“.
   
   
   
   Nun haben Sie 2 Möglichkeiten den Export durchzuführen:
   1. Sie möchten die Kundenzeitung für einen Kunden exportieren, dann wählen Sie einzelner Datensatz und geben den Datensatz an (wie im Beispiel unten). Speichern Sie die exportierte InDesign bitte im Kundenordner.
   2. Sie möchten eine Ausgabe für alle Kunden exportieren, dann wählen Sie bitte Alle Datensätze und speichern die exportierte InDesign Datei bitte im Ordner der Ausgabe.
      
      
      
      
   3. Jetzt können Sie die Kundenzeitung als PDF drucken oder um eine Print Ausgabe zu erzeugen als PDF exportieren. Die genauen Einstellungen finden Sie im Kapitel Druck & PDF